CEO lựa chọn Tù mù - Hay Số hóa để hiểu thấu sức khỏe doanh nghiệp của chính mình?

 

A. Thế nào là Tù mù?

• Không có kế hoạch, không nắm được tiến độ hiện tại, không biết khi nào thì hoàn thành, việc thường xuyên chậm deadline, hoặc kết quả không như kì vọng, đạt mục tiêu 10 thì chỉ làm được 3-4…
• Không quản trị được nhân sự do không bóc tách được khối lượng công việc (Năng suất), không bóc tách được tiêu chuẩn công việc (Quy trình), không bóc tách được năng lực nhân sự (Kĩ năng) và thậm chí không bóc tách được đầu ra (Kết quả) → Khi gặp vấn đề không có bất cứ thông số nào để đo đạc, đánh giá, ra quyết định và thường là phụ thuộc ngược vào nhân sự bên dưới… Câu nói hay được nghe nhất là, với Sale: Khách hàng hôm nay gọi mãi không nghe máy, marketing chạy số kiểu gì toàn không có nhu cầu…; với Marketing: Facebook đợt này kiểu gì phân phối bất ổn, Đối thủ chạy nhiều…; với Tuyển dụng: Ứng viên đi đâu hết, Em vẫn làm như cũ mà không có CV…
• Không quản trị được quá trình, chỉ quản trị được kết quả, đến khi kết quả không có, không đạt thì không biết phải làm thế nào! → May không sao, Đen thì…
• Không có thông số để đánh giá Sức khỏe doanh nghiệp của chính mình, làm CEO mà tất bật tối ngày nhưng vẫn không có kết quả

B. Thế nào là Số hóa?

• Thông tin về sức khỏe doanh nghiệp được cập nhật liên tục hàng ngày, mỗi ngày chỉ cần dành 15 → 30 phút là kiểm tra được sức khỏe của doanh nghiệp, dành thêm 15 → 30 phút để giao việc cho các bộ phận (Nếu có vấn đề). Tập trung nhiều thời gian hơn cho việc Đọc - Học - Nghiên cứu - Tìm hiểu để Làm cái mới, Tạo động lực tăng trưởng mới cho doanh nghiệp
• Dòng chảy quản trị được thiết lập đầy đủ từ KGI - CSF - KPI, đến kế hoạch - đầu việc trọng tâm, đến quá trình, đến từng nhân sự sâu đến mức: Năng suất - Quy trình - Kĩ năng - Kết quả và tất cả đều được đo đạc chính xác bằng con số và thời gian
• Mọi quá trình, hoạt động, hành động, con người… đều được đo đạc bởi các con số với độ chính xác cao giúp việc phân tích, đánh giá, cải tiến, nhân bản, sáng tạo mới… đều có thông số chính xác để thực hiện, tiết kiệm thời gian quản trị - vận hành - triển khai công việc
• Minh bạch - Công bằng trong mọi quyết định, mọi vấn đề, mọi hoạt động, mọi phòng ban, mọi nhân sự

C. Những hoạt động nào có thể Số hóa?

Toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp, mọi bộ phận đều có thể số hóa, phụ thuộc vào mục tiêu, kì vọng của CEO; thông thường các doanh nghiệp thường tập trung số hóa các hoạt động quan trọng nhất, nhưng ở đây mình giới thiệu toàn bộ các hoạt động:

1. Hoạt động Marketing:

• Năng suất: Đo đạc chính xác năng suất của nhân sự (Số idea mới - Số content sản xuất mới - Số Ads set mới - Số Ads care hàng ngày - Số lần care Ads…)
• Quy trình: Đo đạc chính xác việc đảm bảo quy trình (Số lượng/Tỷ lệ/Ngân sách… Ads sai tiêu chuẩn)
• Kĩ năng: Đo đạc chính xác kĩ năng của nhân sự (Tỷ lệ Ads/Content ra số, Tỷ lệ Ads/Content thành ngôi sao, Tỷ lệ Ads/Content thành bò sữa; Vận hành theo mô hình: Dấu hỏi - Ngôi sao - Bò sữa - Chó mực)
• Kết quả: Đo đạc chính xác các con số (Doanh thu - CPA - Ngân sách…)

⇒ 15 phút Bạn có đầy đủ thông tin về hoạt động Marketing hàng ngày của doanh nghiệp.

2. Hoạt động Sale (Telesale - Sale trực chat - Sale B2B):

• Năng suất: Đo đạc chính xác năng suất của nhân sự (Số Khách hàng chăm sóc - Số Cuộc gọi - Thời gian gọi Talktime - Số Khách hàng nghe máy - Số Khách hàng Tư vấn được - Số Khách hàng Chốt đơn…)
• Quy trình: Đo đạc chính xác việc đảm bảo quy trình chăm sóc contact (Khách hàng mới, Khách hàng cũ, Khách hàng ở từng trạng thái Level, Khách hàng trên Zalo…)
• Kĩ năng: Đo đạc chính xác kĩ năng của nhân sự (Liên hệ - Tư vấn - Xử lý FAQ - Chốt đơn - Chốt đơn với từng đối tượng khách hàng - Upsale gói cao…)
• Kết quả: Đo đạc chính xác các con số (Doanh thu - Giá trị đơn hàng Trung bình…)

⇒ Trên đây là demo cho Telesale, Sale trực chat và Sale B2B sẽ có các chỉ số đặc thù riêng; 30 phút Bạn có đầy đủ thông tin về hoạt động Sale hàng ngày của doanh nghiệp.

3. Hoạt động Tuyển dụng

• Năng suất: Đo đạc chính xác năng suất của nhân sự (Số content sản xuất mới, Số lượt post bài trong các Group, Số lượt seeding, Số cuộc gọi kết nối với ứng viên, Số inbox ứng viên phụ trách…)
• Quy trình: Đo đạc chính xác quy trình (Số lượt post bài trong từng Group, Số lượt liên hệ với từng ứng viên qua kênh thoại, Số lượt kết nối với ứng viên trên kênh chat…)
• Kĩ năng: Đo đạc chính xác kĩ năng (Kĩ năng thuyết phục gửi CV, Kĩ năng thuyết phục đến phỏng vấn, Kĩ năng care lịch phỏng vấn, Kĩ năng care ứng viên nhận việc…)
• Kết quả: Đo đạc chính xác cả kết quả chính và kết quả phụ (Số lượng CV - Số lịch hẹn phỏng vấn - Số lịch phỏng vấn - Số ứng viên pass đến nhận việc - Số ứng viên pass đến nhận việc còn làm việc sau 2-3 ngày, giai đoạn hội nhập…)

⇒ 5 phút Bạn có đầy đủ thông tin về hoạt động Tuyển dụng hàng ngày của doanh nghiệp.

4. Rất - Rất nhiều các hoạt động khác: Phát triển sản phẩm mới, Cải tiến sản phẩm, Sản xuất phần mềm, Chăm sóc khách hàng, Ship - Vận đơn… đều có thể số hóa

D. Các bước để Số hóa doanh nghiệp của bạn?

1. Thay đổi tư duy CEO từ Tù mù → Số hóa

2. Xác định các bộ phận, hoạt động cần Số hóa

3. Xác định các chỉ số KGI (Key Goal Indicator) - CSF (Critical Success Factors) - KPI (Key Performance Indicator)

4. Xác định các nguồn cung cấp dữ liệu chính

5. Bổ sung các nguồn cấp dữ liệu (Nếu có)

6. Xây dựng Format các Report - Cutoff phù hợp với yêu cầu hoạt động vận hành

7. Triển khai Số hóa các bộ phận, hoạt động đã xác định ở mục 2

8. Đưa Số hóa vào hoạt động điều hành, cảnh báo, giám sát, thông tin, thảo luận… để cải tiến của doanh nghiệp

9. Tận hưởng mọi giá trị dành cho Bạn, Doanh nghiệp của Bạn, các Phòng/Ban, Nhân sự... khi Số hóa thành công

 => Bạn sẽ mất 1-2 tuần để Số hóa 1 bộ phận hoặc hoạt động và 1-2 tuần để ứng dụng hiệu quả, hãy thử với bộ phận hoặc hoạt động gặp vấn đề lớn nhất của mình và điều kì diệu sẽ đến.